Verwerkersovereenkomst

VERWERKERSOVEREENKOMST (EENZIJDIG)

1. Algemeen
In deze verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:
1.1 Algemene voorwaarden: de Algemene voorwaarden van Verwerker, die onverkort van toepassing zijn op iedere afspraak tussen Verwerker en Verantwoordelijke en van welke Algemene voorwaarden deze verwerkersovereenkomst onlosmakelijk deel uitmaken.
1.2 Verwerker: Exaltation BV, gevestigd aan de Groethofstraat 103, 5916 PA Venlo, tevens bereikbaar per telefoon +31 (0)77 7502305 en e-mail info@exaltation.eu.
1.3 Gegevens: de persoonsgegevens zoals omschreven in Annex 1.
1.4 Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Verwerker opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden en leveren van producten, eveneens Verantwoordelijke.
1.5 Overeenkomst: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Verwerker tot het verrichten van Werkzaamheden en leveren van producten door Verwerker ten behoeve van de Opdrachtgever, conform het bepaalde in de opdrachtbevestiging.
1.6 Verantwoordelijke: de Opdrachtgever die als natuurlijk persoon of rechtspersoon aan de Verwerker opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden en leveren van producten.
1.7 Werkzaamheden: alle werkzaamheden en levering van producten waartoe opdracht is gegeven, of die door Verwerker uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden en levering van producten zoals vermeld in de opdrachtbevestiging.

2. Toepasselijkheid verwerkersovereenkomst
2.1 Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle gegevens die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst met Opdrachtgever door Verwerker worden verzameld voor Opdrachtgever, alsmede op alle uit de Overeenkomst voor Verwerker voortvloeiende Werkzaamheden en de in dat kader te verzamelen gegevens.
2.2 Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verwerking van de Gegevens betreffende bepaalde categorieën van betrokkenen, zoals omschreven in Annex 1.
2.3 Bij de uitvoering van de Overeenkomst verwerkt Verwerker bepaalde persoonsgegevens voor Verantwoordelijke.
2.4 Dit is een verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarin de rechten en verplichtingen ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens schriftelijk is geregeld, waaronder ten aanzien van de beveiliging. Deze
verwerkersovereenkomst is ten opzichte van Verantwoordelijke bindend voor Verwerker.
2.5 Deze verwerkersovereenkomst maakt, net als de Algemene voorwaarden van Verwerker, onderdeel uit van de Overeenkomst en alle toekomstige overeenkomsten tussen partijen.

3. Reikwijdte verwerkersovereenkomst
3.1 Met het geven van de opdracht tot het verrichten van Werkzaamheden heeft Verantwoordelijke aan Verwerker de opdracht gegeven om de Gegevens te verwerken namens de Verantwoordelijke op de wijze zoals omschreven in Annex 1 in overeenstemming met de bepalingen van deze verwerkersovereenkomst.
3.2 Verwerker verwerkt de Gegevens uitsluitend in overeenstemming met deze verwerkersovereenkomst, met name met hetgeen is opgenomen in Annex 1. Verwerker bevestigt de Gegevens niet voor andere doeleinden te verwerken.
3.3 De zeggenschap over de Gegevens komt nooit bij Verwerker te rusten.
3.4 De Verantwoordelijke kan additionele, schriftelijke instructies aan Verwerker geven vanwege aanpassingen of wijzigingen in de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.
3.5 Verwerker verwerkt de Gegevens enkel in de Europese Economische Ruimte.

4. Geheimhouding
4.1 Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker dan wel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerken de Gegevens slechts in opdracht van Verantwoordelijke, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.
4.2 Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker dan wel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig
wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit een taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

5. Geen verdere verstrekking
5.1 Verwerker zal de gegevens niet delen met of verstrekken aan derden, tenzij Verwerker daartoe voorafgaande, schriftelijke toestemming of opdracht heeft verkregen van Verantwoordelijke of op grond van dwingendrechtelijke regelgeving daartoe verplicht is. Indien Verwerker op grond van
dwingendrechtelijke regelgeving verplicht is om de Gegevens te delen met of te verstrekken aan derden, dan zal Verwerker de Verantwoordelijke hierover schriftelijk informeren, tenzij dit niet is toegestaan.

6. Beveiligingsmaatregelen
6.1 Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico's voor de rechten en vrijheden van personen, treft Verwerker passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. De beveiligingsmaatregelen die thans zijn genomen, zijn in Annex 2 bepaald.
6.2 Verwerker zorgt voor maatregelen die er mede op gericht zijn onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.
6.3 De Gegevens worden uitsluitend opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte.

7. Toezicht op naleving
7.1 Verwerker zal Verantwoordelijke op diens verzoek en voor diens rekening inlichtingen verschaffen over de Verwerking van de Gegevens door Verwerker of Sub-verwerkers. Verwerker zal de gevraagde inlichtingen zo snel mogelijk verstrekken, doch uiterlijk binnen vijf werkdagen.
7.2 Verantwoordelijke heeft eenmaal per jaar en voor eigen rekening het recht om een door Verantwoordelijke en Verwerker gezamenlijk aan te wijzen onafhankelijke derde een inspectie te laten uitvoeren om te verifiëren of Verwerker de verplichtingen onder de AVG en deze verwerkersovereenkomst nakomt. Verwerker zal daaraan alle redelijkerwijs noodzakelijke
medewerking verlenen. Verwerker heeft het recht om haar kosten die gepaard gaan met de inspectie in rekening te brengen bij Verantwoordelijke.
7.3 Verwerker zal in het kader van haar verplichting onder lid 1 van dit artikel aan Verantwoordelijke dan wel een daartoe door Verantwoordelijke ingeschakelde derde in ieder geval:
7.3.1 alle relevante inlichtingen en documenten verstrekken;
7.3.2 toegang verlenen tot alle relevante gebouwen, informatiesystemen en Gegevens.
7.4 Verantwoordelijke en Verwerker zullen zo spoedig mogelijk na het gereedkomen van het rapport met elkaar in overleg treden om de eventuele risico’s en tekortkomingen te adresseren. Verwerker zal op kosten van Verantwoordelijke maatregelen nemen om de geconstateerde risico’s en
tekortkomingen op een voor Verantwoordelijke acceptabel niveau te brengen respectievelijk op te heffen, tenzij partijen schriftelijk anders overeen zijn gekomen.

8. Datalek
8.1 Zo spoedig mogelijk nadat Verwerker kennis neemt van een incident of datalek dat (mede) betrekking heeft of kan hebben op de Gegevens, stelt Verwerker Verantwoordelijke hiervan op de hoogte via de bij Verwerker bekende contactgegevens van Verantwoordelijke en zal Verwerker
informatie verstrekken over: de aard van het incident of de datalek, de getroffen Gegevens, de vastgestelde en verwachte gevolgen van het incident of datalek op de Gegevens en de maatregelen die Verwerker heeft getroffen en zal treffen.
8.2 Verwerker zal Verantwoordelijke ondersteunen bij meldingen aan betrokkenen en/of autoriteiten.

9. Medewerkingsplichten en rechten van betrokkenen
9.1 Verwerker zal Verantwoordelijke op verzoek medewerking verlenen in geval van een klacht, vraag of verzoek van een betrokkene, dan wel onderzoeken of inspecties door de Autoriteit Persoonsgegevens.
9.2 Verwerker zal Verantwoordelijke op diens verzoek en voor diens rekening bijstaan bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.
9.3 Als Verwerker rechtstreeks van een betrokkene een verzoek om inzage, correctie of verwijdering van zijn of haar Gegevens ontvangt, informeert Verwerker Verantwoordelijke binnen twee werkdagen over de ontvangst van het verzoek. Verwerker voert zo snel mogelijk alle instructies uit die Verantwoordelijke schriftelijk aan Verwerker geeft als gevolg van zodanig verzoek van betrokkene. Verwerker treft de noodzakelijke passende technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om te voldoen aan dergelijke instructies van Verantwoordelijke.
9.4 Indien instructies van Verantwoordelijke aan Verwerker strijd opleveren met enige wettelijke bepalingen omtrent gegevensbescherming, meldt Verwerker dit bij Verantwoordelijke.

10. Duur en beëindiging
10.1 Deze verwerkersovereenkomst is geldig zolang Verwerker de opdracht heeft van Verantwoordelijke om Gegevens te verwerken op grond van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker. Zolang door Verwerker Werkzaamheden worden verricht ten behoeve van Verantwoordelijke is deze verwerkersovereenkomst op deze relatie van
toepassing.
10.2 Medewerkingsplicht, Geheimhouding en Toepasselijk recht en forumkeuze zullen ook na de beëindiging of ontbinding van deze Overeenkomst voor onbepaalde tijd tussen partijen voortduren.
10.3 Voor zover Verwerker na de beëindiging van het Contract nog Persoonsgegevens zoals ontvangen van Verwerkingsverantwoordelijke in haar bezit heeft, zal zij deze Persoonsgegevens binnen een redelijke termijn vernietigen, dan wel - in overleg met Verwerkingsverantwoordelijke - aan Verwerkingsverantwoordelijke retourneren, tenzij Verwerker op grond van geldende wet- of regelgeving gehouden is de Persoonsgegevens te bewaren. Voor de interpretatie van dit artikel wordt onder het bezitten van Persoonsgegevens onder andere, maar niet slechts, verstaan de
Persoonsgegevens die zich bevinden op gegevensdragers, door Verwerker ingehuurde of ingekochte serverruimte, waar dan ook ter wereld, in sandboxes, op memorysticks, SSD-kaarten of andere middelen gebruikt ter opslag of bewaring van Persoonsgegevens.
10.4 Als de Verwerker om technische redenen niet in staat is tot teruggave, vernietiging of verwijdering van de Persoonsgegevens, of als het toepasselijk recht langere opslag van de Persoonsgegevens voorschrijft, zal de Verwerker de Verwerkingsverantwoordelijke daarvan onmiddellijk op de hoogte stellen. In dat geval neemt de Verwerker alle noodzakelijke maatregelen om:
a. zo dicht mogelijk bij een volledige en blijvende teruggave, vernietiging of verwijdering van de Persoonsgegevens te komen, en de Persoonsgegevens ongeschikt te maken voor verdere Verwerking.
b. Het risico dat de Persoonsgegevens niet worden teruggegeven, vernietigd of verwijderd blijft bij de Verwerker en de Verwerker blijft gebonden aan die artikelen die gezien hun aard bedoeld zijn om ook na afloop of beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst te blijven gelden.
10.5 De Verwerker zal alle derden die betrokken zijn bij de Verwerking van Persoonsgegevens op de hoogte stellen van de afloop of beëindiging van deze Verwerkersovereenkomst, en garandeert dat alle derden de Persoonsgegevens zullen vernietigen, verwijderen of teruggeven aan Verwerkingsverantwoordelijke.

11. Nietigheid
11.1 Indien één of meerdere bepalingen uit deze verwerkersovereenkomst nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige voorwaarden volledig van toepassing. Indien enige bepaling van deze verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig is, zullen partijen over de inhoud van een nieuwe bepaling onderhandelen, welke bepaling de inhoud van de oorspronkelijke bepaling
zo dicht mogelijk benaderd.

12. Toepasselijk recht en forumkeuze
12.1 Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.
13.2 Alle geschillen in verband met de verwerkersovereenkomst of de uitvoering daarvan worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement van rechtbank Limburg.

ANNEX 1: GEGEVENS, DOELEINDEN EN CATEGORIEËN VAN BETROKKENEN

GEGEVENS
De Verantwoordelijke laat de Verwerker de volgende Gegevens door Verwerker verwerken
in het kader van de opdracht, waaronder maar niet uitsluitend, kunnen vallen
de advisering omtrent en de levering van verlichting en audio/video-apparatuur in de ruimste zin des woords:

(1) Naam bedrijf
(2) Naam contactpersonen (initialen, achternaam)
(3) Telefoonnummer
(4) E-mailadres
(5) Woon- c.q. vestigingsplaats (adres)
(6) Financiële gegevens

DOELEINDEN
De werkzaamheden waarvoor bovengenoemde Gegevens mogen worden verwerkt, uitsluitend indien noodzakelijk, zijn in ieder geval:

(1) De werkzaamheden en leveringen, te beschouwen als de primaire dienstverlening, in het kader
waarvan Verantwoordelijke een opdracht heeft verstrekt aan Verwerker;
(2) Het debiteurenbeheer;
(3) Het gegevens- en technische beheer;
(4) De hosting.

CATEGORIEËN VAN BETROKKENEN
De Gegevens die verwerkt worden betreffende volgende categorieën van betrokkenen:

(1) Klanten;
(2) Werknemers van Verantwoordelijke;
(3) Contactpersonen van Verantwoordelijke.

×
×
×
×
×
×
×